Regulamin serwisu Zespołowo

Użyte w regulaminie pojęcia oznaczają:

• Serwis: usługa internetowa dostępna pod adresem zespolowo.pl, służąca do układania grafików pracy, rejestracji i ewidencji czasu pracy oraz obsługi wniosków urlopowych.
• Usługodawca: administrator serwisu zespolowo.pl.
• Klient: przedsiębiorca albo inny podmiot zatrudniający pracowników, który zakłada konto i zamawia abonament.
• Użytkownik: osoba korzystająca z serwisu z upoważnienia klienta, w szczególności kierownik, osoba z działu kadr i pracownik.
• Konto: zbiór zasobów i ustawień klienta w serwisie, zabezpieczony adresem e-mail i hasłem.
• Abonament: odpłatny dostęp do wybranego planu serwisu przez okres rozliczeniowy.
• Plan: jedna z wersji abonamentu, czyli Zespół, Firma albo Sieć.
• Dane zespołu: dane osobowe pracowników i współpracowników klienta wprowadzone do serwisu przez klienta lub użytkowników.

Serwis jest przeznaczony dla klientów prowadzących działalność i zatrudniających pracowników. Korzystanie z serwisu oznacza akceptację regulaminu. Usługodawca świadczy usługę drogą elektroniczną. Do korzystania z serwisu potrzebne są urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa i adres e-mail.

Jednorazowe demo układania grafiku jest dostępne bez rejestracji. Demo nie jest planem ani częścią abonamentu, a wprowadzone w nim dane są przetwarzane w przeglądarce użytkownika.

Założenie konta wymaga podania adresu e-mail i hasła oraz potwierdzenia adresu kodem wysłanym na ten adres. Kod jest ważny przez ograniczony czas. Klient podaje prawdziwe dane, chroni hasło i odpowiada za działania osób, którym udostępnił dostęp do konta. O podejrzeniu nieuprawnionego użycia konta klient powiadamia usługodawcę na adres [email protected]. Klient może mieć w serwisie jedno konto na adres e-mail.

Usługa jest świadczona wyłącznie w modelu abonamentowym. Dostępne plany i ceny netto za miesiąc to:

• Zespół: 249 zł netto miesięcznie, do 15 osób w grafiku i 1 lokalizacja.
• Firma: 499 zł netto miesięcznie, do 50 osób w grafiku i do 5 lokalizacji.
• Sieć: 999 zł netto miesięcznie, do 150 osób w grafiku i bez limitu lokalizacji, z możliwością dokupienia kolejnych pakietów po 50 osób.

Do cen netto doliczany jest podatek VAT w wysokości 23 procent. Przy płatności rocznej cena wynosi odpowiednio 125 zł, 249 zł i 499 zł netto za miesiąc, czyli 1 500 zł, 2 988 zł i 5 988 zł netto za rok, plus 23 procent VAT. Zakres funkcji każdego planu opisuje strona cennika. Serwis nie oferuje planu darmowego.

Limity planów, w tym liczba osób w grafiku i liczba lokalizacji, są liczone jako zużycie w danym okresie rozliczeniowym. Klient może zmienić plan na wyższy lub niższy, a zmiana obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego, chyba że panel stanowi inaczej.

Abonament jest opłacany z góry za wybrany okres rozliczeniowy, miesięczny albo roczny, zgodnie ze sposobami płatności dostępnymi w panelu. Abonament odnawia się na kolejny okres, dopóki klient go nie anuluje w panelu. Anulowanie wywołuje skutek na koniec opłaconego okresu, a do tego czasu klient ma dostęp do wykupionych funkcji.

Faktura VAT jest dostępna w panelu po opłaceniu abonamentu. Klient odpowiada za poprawność danych do faktury wpisanych w panelu.

Opłaty za abonament nie podlegają zwrotowi, także za niewykorzystaną część opłaconego okresu. Dotyczy to również zmiany planu na niższy w trakcie okresu.

Klient jest administratorem danych zespołu, a usługodawca przetwarza je jako podmiot przetwarzający, na podstawie niniejszego punktu, który stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych.

• Przedmiot i czas: przetwarzanie danych zespołu w celu świadczenia usługi, przez okres obowiązywania abonamentu i do usunięcia danych.
• Charakter i cel: przechowywanie danych, układanie grafików, prowadzenie ewidencji czasu pracy, obsługa wniosków urlopowych oraz przygotowanie zestawień i eksportów.
• Kategorie osób i danych: pracownicy i współpracownicy klienta, w zakresie imienia i nazwiska, stanowiska, wymiaru etatu, grafiku, godzin pracy i nieobecności.
• Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta, czyli zgodnie z regulaminem i działaniami klienta w serwisie.
• Usługodawca zapewnia poufność osób upoważnionych do przetwarzania i stosuje środki bezpieczeństwa opisane na stronie o bezpieczeństwie, w szczególności szyfrowanie połączeń, dostęp według ról oraz, w planie Sieć, dziennik zmian.
• Klient wyraża zgodę na korzystanie przez usługodawcę z dalszych podmiotów przetwarzających w kategoriach: hosting i infrastruktura, poczta elektroniczna oraz obsługa płatności. Usługodawca nakłada na nie obowiązki ochrony danych równoważne z tymi z niniejszego punktu.
• Usługodawca pomaga klientowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, w zakresie technicznym, w tym przez eksport danych i ich usunięcie.
• Po zakończeniu świadczenia usługi usługodawca usuwa dane zespołu na żądanie klienta albo po upływie okresu przechowywania opisanego w polityce prywatności, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów.
• Usługodawca zawiadamia klienta o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych zespołu bez zbędnej zwłoki.
• Klient odpowiada za legalność wprowadzenia danych zespołu do serwisu i za poinformowanie pracowników o ich przetwarzaniu.

Klient korzysta z serwisu zgodnie z prawem i regulaminem. Klient nie udostępnia konta osobom nieuprawnionym, nie zakłóca działania serwisu i nie wprowadza treści niezgodnych z prawem. Grafiki i ewidencja przygotowane w serwisie są narzędziem pomocniczym. Klient odpowiada za ich zatwierdzenie, podanie pracownikom oraz zgodność z prawem pracy obowiązującym w jego zakładzie.

Usługodawca dokłada starań, aby serwis działał nieprzerwanie. Usługodawca nie gwarantuje określonego poziomu dostępności. Serwis nie stanowi porady prawnej ani kadrowej. Odpowiedzialność usługodawcy wobec klienta jest ograniczona do rzeczywistej szkody i do wysokości opłat za abonament zapłaconych przez klienta za trzy miesiące poprzedzające zdarzenie, z wyłączeniem utraconych korzyści w zakresie dozwolonym przez prawo. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.

Klient może w każdej chwili anulować abonament w panelu, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu. Klient może też zażądać usunięcia konta i danych zespołu na adres [email protected]. Usługodawca może zawiesić albo zamknąć konto, jeśli klient narusza regulamin, nie opłaca abonamentu lub używa serwisu w sposób zagrażający jego działaniu. Po zamknięciu konta klient może pobrać swoje dane przez eksport, o ile nie zażądał wcześniej ich usunięcia.

Reklamacje dotyczące działania serwisu klient zgłasza na adres [email protected], opisując problem i podając adres e-mail konta. Usługodawca rozpatruje reklamację w rozsądnym terminie i odpowiada drogą elektroniczną na adres zgłaszającego.

Usługodawca może zmienić regulamin z ważnych powodów, w szczególności z powodu zmiany funkcji serwisu, przepisów albo cen. O zmianie informuje na stronie i w wiadomości e-mail na adres konta, z wyprzedzeniem co najmniej czternastu dni. Zmiana cen nie dotyczy już opłaconego okresu. Jeśli klient nie akceptuje zmian, może anulować abonament przed ich wejściem w życie. Do umów zawieranych na podstawie regulaminu stosuje się prawo polskie.